Intranet rešitev za izstavljanje računov in pošiljanje mailingov

Za Območno obrtno zbornico iz Škofje Loke smo že pred leti razvili namizno VB aplikacijo na Microsoft Access bazi, ki je bila namenjena izdajanju računov. Ker je bila aplikacija zastarela v smislu tehnologije in ker so na OOZ čutili potrebo po razširitvi in dodatnih funkcionalnostih, smo se odločil narediti prehod na MySQL bazo in prehod na sodobno, web aplikacijo. Kljub temu, da gre za web aplikacijo le ta teče v intranetu, tako da z varnostnega vidika zadeva ni kakorkoli občutljiva.

Intranet program za izstavljanje računov

Glede na to, da je že prejšnja aplikacija temeljila na ‘bazi’, četudi le Access, je bila nova zasnova MySQL baze in prenos podatkov iz stare v novo bazo relativno preprosto opravilo. Programiranje web aplikacije in dodajanje novih funkcionalnosti pa je bil poseben izziv.

Da bi bil sistem čim bolj prijazen uporabniku smo za potrebe izstavljanja računov zasnovali kar nekaj tabel. Eno je seveda tabela strank, članov OOZ, za kar so se podatki o članih uvozili iz centralnega registra.

OOZ Škofja Loka - intranet rešitev

Potem smo pripravili t.i. cenik storitev, ki je v bistvu neke vrste nabor postavk, ki se tipično zaračunavajo, pri katerih je vključena tudi davčna stopnja, enota mere, običajna cena, običajen popust, itd. Ko uporabnik potem sestavlja račun, lahko postavko računa izpolni ‘ročno’, kar pomeni, da vse elemente postavke izpolni eno za drugo. Drug način pa je, da postavko pred izpolni s podatki iz cenika, ter tako pohitri postopek.

OOZ Škofja Loka - primer računa

Uporabnik tako sestavi račun, postavko za postavko, ga shrani (ustvari HTML datoteko na lokalni disk) pri čemur se mu tudi avtomatično dodeli naslednja zaporedna številka v tekočem letu, zatem pa sledi tiskanje. Ker smo želeli narediti web aplikacijo, ki je neodvisna od nameščenih Office programov na računalniku/strežniku, kjer je nameščena, smo tiskanje pripravili kar v HTML brskalniku. To je bil poseben izziv, saj spletne strani niso namenjene oblikovanju za tisk in je bilo potrebno preko CSS slogov kar nekaj testiranja in nastavljanja parametrov, da je prišel potem iz tiskalnika želeni output.

OOZ Škofja Loka - primer izpisa računa

Sistem za pošiljanje mailov iz Excela

Ena izmed dodatnih funkcionalnosti dodanih programu je pošiljanje mailingov. Ste morda tudi vi med tistimi, ki radi sami pošiljate e-mailinge vašim strankam ter za to niste pripravljeni plačevati relativno visokih zneskov tistim, ki to storitev ponujajo profesionalno? Super. Morda pa vas je v zadnjem času doletel manjši šok s strani Siola ali T2ja oz. vašega internet providerja, kjer se vse bolj usmerjajo k omejevanju števila mailov, ki jih lahko preko njihovih strežnikov spravite v svet v enem postu, v eni uri, v enem dnevu.

Če ima vaša mailing lista 50 članov, potem teh novih omejitev morda sploh niste opazili. Če pa ima vaša mailing lista 1000 in več naročnikov, potem boste tudi sami iskali podobno rešitev. Na sami bazi smo za OOZ pripravili možnost razvrščanja članov v skupine, kot so npr. sekcije (sekcija avtoprevoznikov, sekcija lesarjev, itd.). Vsak član je lahko razvrščen v eno ali več skupin. In ko se odločijo narediti mailing, se samo izbere skupina, filtrirajo maili (samo tisti, ki dovolijo pošiljanje), potem pa se maili prekopirajo v Excel aplikacijo, kjer je VBA koda/aplikacija za mailing (možna je tudi direktna povezava Excela z MySQL, tako da so podatki v Excelu, ko ga odpremo, že osveženi). Mail se lahko sestavi v Wordu ali navadnem besedilu, bistveno pa je, da aplikacija razvrsti naslovnike v skupine po X oseb (kolikor je pač omejitev vašega providerja) in nastavi v Outlooku čas razpošiljanja vsakega paketa z vmesnim zamikom (npr. na vsake 3 minute). Maili se zgenerirajo, potem pa se pošiljajo ob predvidenem času in vam ni potrebno za nič več skrbeti. Lep primer, kako je z malo VBA programiranja mogoče doseči krasno Office aplikacijo, ki združuje Excel, Word in Outlook.

OOZ Škofja Loka - sistem za pošiljanje mailinga

Dobrodošla zadeva za uporabnike je, da lahko vsi, ki so v notranjem omrežju, brez problema istočasno dostopajo do web aplikacije in živih podatkov, medtem ko je bila prej namizna aplikacija nameščena na enem računalniku in je lahko do njega istočasno dostopala le ena oseba. V aplikacijo je integrirana tudi revizijska sled, kar pomeni, da se na vsaki tabeli beleži, kateri uporabnik in kdaj je naredil zadnjo spremembo.

, , , , , , , , , , , , , ,