Optimizacija in avtomatizacija procesov

Danes nas večina, tako doma kot v službi, uporablja enega ali več izmed programov v zbirki Microsoft Office. Nekateri te programe uporabljamo vsakodnevno, spet drugi po potrebi. Verjetno najpogosteje uporabljen program iz te družine je Microsoft Word, ki je namenjen urejanju besedilnih dokumentov. Na drugem mestu po uporabnosti je program za delo s preglednicami Microsoft Excel. Sledijo pa program za predstavitve Microsoft PowerPoint, program za elektronsko pošto, koledar, opravila in stike Microsoft Outlook ter program za delo z bazami podatkov Microsoft Access.

Kljub temu, da je programski paket Microsoft Office na trgu že vrsto let različne raziskave in praksa kažejo, da večin ljudi izkorišča le osnovni del funkcionalnosti teh programov. Če navedem le nekaj primerov. Ljudje znajo v Wordu napisati neko besedilo, oblikovati npr. diplomsko delo z vsemi naslovi, navzkrižnimi referencami, s kazalom vsebine, glavo in nogo, vse to pa zahteva napredno znanje in tehnike, ki jih večina ne obvlada. Kaj pa uporaba tabulatorjev, različnih odsekov dokumenta z različnim številom stolpcev ali usmerjenostjo lista? Ali če vzamemo za primer Excel. Večina zna v tabelo vnesti števila in opraviti osnovne matematične operacije, kot so seštevanje, odštevanje, množenje in deljenje. Kaj pa uporaba funkcij kot so VLOOKUP za povezavo podatkov med različnimi tabelami, ali pa uporaba vrtilnih tabel in grafikonov. Vse to so že stvari, za katere večina verjetno ni niti slišala, kaj šele, da bi znala uporabljati. Takšnih primerov bi lahko navedli še več in veljajo tudi za druge programe iz družine Office.

Programski paket Microsoft Office ni poceni in po tej strani je težko razumeti, da ljudje in podjetja investirajo v nakup programa, ki se nato izkoristi vsega 10-15%. Predstavljajte si, da kupite Ferrarija, s katerim se potem vozite pretežno na lokalni cesti z omejitvijo 50 km/h. Nekaj podobnega je kupiti Office in potem ne izrabljati zmožnosti, ki jih ponuja. V takšnem primeru je zagotovo bolj smiselno uporabljati kakšnega izmed brezplačnih pisarniških programov, kot so Open Office ali storitve online dokumentov v oblaku, kot jih ponujata npr. Google in Apple. Druga možnost pa je, da se odločite izboljšati vašo delovno učinkovitost ter ustvariti določene časovne kot tudi finančne prihranke skozi avtomatizacijo poslovnih procesov.

Imate opravka s ponavljajočimi opravili v Microsoft Office programih?

Pri delu s programskim paketom Microsoft Office imamo opravka s t.i. unikatnimi opravili in ponavljajočimi opravili. Unikatna opravila so, ko morate npr. napisati nek dopis v Wordu za enkratno priložnost, poračunati določene zadeve v Excelu ali pripraviti predstavitev v PowerPointu za poseben dogodek. Ponavljajoča opravila pa so tista, ki se vam ponavljajo v določenem časovnem intervalu. Npr. vsak mesec pripravljate poročilo v Excelu na podali izvoženih podatkov iz vaše internet aplikacije, pri čemur je potrebno zapise v poročilu ustrezno preoblikovati, filtrirati, povezati. Predvsem pri delu s številkami in s podatki se pogosto najde priložnost za avtomatizacijo poslovnih procesov, torej v primeru Excela in Accessa.

Rešitev je VBA avtomatizacija poslovnih procesov

Avtomatizacija poslovnih procesov se doseže z VBA programsko kodo. Vsi programi MS Office imajo namreč možnost nadgradnje funkcionalnosti z VBA programiranjem. VBA je kratica za Visual Basic for Applications. VBA omogoča avtomatizacijo znotraj posameznega programa kot tudi povezljivost med programi.

excel-vba

Medprogramska povezljivost je še kako uporabna, ko želite npr. obdelati določene podatke v Excelu in potem na podlagi teh podatkov strankam generirati emaile in jim tudi poslati poročila. VBA se lahko uporablja tudi za krmiljenje spletnega brskalnika Internet Explorer. Recimo da razpolagate z neko bazo podatkov v Excelu ali Accessu in morate te podatke preko online obrazca spraviti v web bazo, vrstico po vrstico. V primeru le nekaj vrstic si še lahko predstavljate ročen vnos, če gre za večjo količino podatkov pa vse drugo kot avtomatizacija verjetno odpade.

Avtomatizacija poslovnih procesov – primeri iz prakse

V nadaljevanju navajamo nekaj primerov avtomatizacije poslovnih procesov, ki smo jih razvili za interne potrebe ali potrebe strank:

  • Imate tudi vi težavo z velikim številom gesel za različne spletne strani? Razvili smo Access aplikacijo za hranjenje gesel, katere glavna dodana vrednost je s klikom na gumb tudi avtomatično odprtje brskalnika, spletne strani in prijava vanjo.
  • Največjo online spletno trgovino Amazon.com zagotovo poznate. Ste imali kdaj potrebo, da bi iz Amazona potegnili v Excel ali Access vse izdelke v določeni kategoriji, da bi potem lahko primerjali njihove karakteristike? Morda ste Amazonov prodajni partner in želite izdelke v prilagojeni obliki prodajati na vaši spletni strani? Razvili smo VBA program, ki preko API vmesnika iz Amazona avtomatično pobere želene podatke in jih shrani lokalno v poljubnem formatu.
  • Za stranko smo razvili Excel aplikacijo za uploadanje datotek na web strežnik, ker pač niso omogočali FTP dostopa, temveč je bil v ta namen na voljo spletni obrazec, preko katerega se je naredil upload. Zadeva je bil izjemno časovno potratna za uporabo in zato so se odločili za avtomatizacijo. Sprogramirani so bili vsi koraki procesa, od prijave v portal, do izbora prave forme, in potem v loop zanki uploadanje vseh datotek v določeni mapi.
  • Za lastne potrebe smo razvili Access aplikacijo, katere namen je vodenje evidence o pridobivanju povratnih povezav. Ena izmed metod je tudi komentiranje obstoječih blog postov, kjer se določena opravila ponavljajo in to je priložnost za avtomatizacijo. Ko prideš na WordPress spletno stran, prebereš članek, na koncu je možnost za komentar vključno s podatki kot so avtor, email, spletna stran. Da se zadeve ne pišejo vedno znova in da lahko enak komentar uporabiš na več spletnih straneh, smo zadevo avtomatiziral tako, da v Access formo vpišemo samo URL strani za objavo nakar se s klikom na gumb in vse naprej naredi avtomatično. Aplikacija čez čas tudi preveri, če je bil vaš komentar odobren ali ne.
  • Za več strank smo razvili Excel aplikacijo za izdajo računov za podjetje. Preprosta zadeva, ki poskrbi za pravilnost glede zakonskih zahtev, tiskanje in arhiviranje računov z avtomatičnim shranjevanjem. Za bolj zahtevne uporabnike v tem segmentu smo razvili Access aplikacijo, ki podatke o računih hrani v bazi (izdani in prejeti računi, avansni računi, predračuni), kar poleg tiskanja omogoča še številno druge stvari, predvsem analizo podatkov in sprejemanje poslovnih odločitev na tej osnovi.

Navedenih je le nekaj večjih primerov, ko avtomatizacija poslovnih procesov pripomore k večji učinkovitosti in boljši izrabi časa. Poleg navedenega smo opravili več sto manjših avtomatizacij in optimizacij, predvsem v Excelu, Accessu in Outlooku.

Kaj pa online rešitve?

php-mysqlOptimizacija in avtomatizacija vsakodnevnih poslovnih procesov ni nujno vedno omejena zgolj na pisarniška orodja iz zbirke Microsoft Office. Danes imamo tako posamezniki kot družbe potrebo po razvoju online rešitev. Tudi v tem segmentu so naše izkušnje že kar bogate. Pri delu uporabljamo PHP programski jezik in običajno MySQL bazo v ozadju, kar s pridom kombiniramo s HTML-jem, CSS-jem, JavaScriptom, jQueryjem, idr.. Kaj vse smo že razvili na tem področju?  Od po meri intranet rešitev za podporo pisarniškemu poslovanju, do API povezav z Amazon trgovino Google Analytics sistemom in Yahoo financami, razvoja raznoraznih spletnih kalkulatorjev, itd.

Obstaja možnost avtomatizacije tudi pri vas?

Prav gotovo obstaja možnost za avtomatizacijo tudi pri vas, samo pomisliti morate, katera opravila se vam ponavljajo in skoraj vedno se najde rešitev. Avtomatizacija poslovnih procesov pri stranki najpogosteje poteka tako, da nas povabijo v podjetje, kjer z njimi preživimo kako uro, mogoče dan in opazujemo njihove tipske ponavljajoče procese. Skupaj potem preigramo vse možnosti avtomatizacije, nakar razvijemo rešitev in jo stestiramo v praksi. Nismo še zaključili projekta, kjer ne bi bila stranka na koncu navdušena nad rezultati avtomatizacije.

Skupaj poiščimo rešitev…